La gestió per processos: una realitat amb sistemes BPM

A Phipent entenem que la millora del rendiment de les organitzacions passa per adoptar una Gestió per Processos que actuï com a sistema de transmissió de la cadena de valor. Això només és possible si l’estratègia seleccionada relaciona les iniciatives dutes a terme en cadascuna de les etapes del cicle de vida dels processos, des de la seva concepció fins al seu monitoratge, i preserva la seva validesa al llarg del temps.

Si fem un breu repàs fins a l’any 2010, veiem que la pràctica més extesa era la de modelar els processos amb eines gràfiques, i implementar sistemes de gestió en els quals es realitzaven les activitats d’aquests processos. En conseqüència, la relació entre les fases de Modelatge i d’Implementació era molt feble, fet que ocasionava la ràpida obsolescència dels processos definits fruit de la constant evolució dels sistemes de gestió. A més, l’organització funcional dels sistemes de gestió contribuïa a la pèrdua de visió i control sobre la validesa dels processos definits, i en conseqüència al seu potencial organitzatiu. Referent a la fase de Monitoratge, els sistemes de mineria de dades (Business Warehouse) permetien la captació i mesurament de les dades dels sistemes de gestió i en conseqüència, posaven el focus en les activitats més que en el procés en si mateix.

A partir de l’any 2011 coincideixen dos factors clau per a l’extensió de la disciplina de Gestió per Processos:

• L’expansió de l’arquitectura orientada a servei (SOA – Service Oriented Architecture) ha afavorit l’obertura dels sistemes de gestió a l’exterior, proveint les seves funcionalitats en forma de serveis web.

• El llançament de BPMN 2.0 i la seva adopció per part dels principals motors de fluxos de treball del mercat.

La disciplina de Gestió per processos (Business Process Management) ha trobat en aquests dos factors una fórmula ideal per implementar aquesta estratègia a la qual fèiem referència al començament de l’article.

A la fase de modelatge, BPMN 2.0 ha fet possible un llenguatge comú i comprensible tant pels equips d’àrees funcionals com pels equips tècnics. S’ha minimitzat el risc de traduir els requisits en especificacions del sistema inadequades. Atès que una altra característica principal de BPMN 2.0 és que es tracta d’un llenguatge executable, la fase d’implementació treballa sobre els diagrames elaborats durant la fase de modelatge. En aquest cas la relació entre ambdues fases és forta donat que no s’escapa res de la implementació que hagi estat definit durant la fase de modelatge. El resultat al final d’aquesta fase seran uns processos desplegats en el servidor que seguiran fidelment les especificacions inicials transmeses pels responsables de procés.

Les fases d’execució i monitoratge estan intrínsecament lligades, bàsicament perquè la fase d’execució conté les instàncies actives (en execució) dels processos modelats anteriorment, i les utilitats bàsiques de monitoratge de l’estat dels processos són imprescindibles per poder realitzar les tasques d’explotació del servidor BPM: el seguiment de l’execució dels processos actius i el control de les incidències que es poguessin produir.

Addicionalment a aquestes utilitats de monitoratge bàsiques aportades pel propi servidor BPM, disposem d’altres opcions que possibiliten un seguiment analític de l’activitat dels processos:

• Els sistemes de mineria de dades (sistemes de Business Intelligence), sobre els quals podem bolcar la informació generada pel motor BPM i realitzar una anàlisi dels processos sota els paràmetres del negoci.

• Eines especialitzades o informes personalitzats que permetin, per exemple, l’anàlisi predictiva sobre els temps d’execució del procés. Aquest tipus d’eines són especialment útils per a aquelles operacions de la companyia subjectes a Acords de Nivell de Servei, ja que ajuden a anticipar els possibles incompliments i a gestionar-los adequadament perquè no s’arribin a produïr.

Observem que la possibilitat de bolcar la informació del servidor BPM a una eina de mineria de dades té un potencial enorme per poder escometre les tasques d’optimització i millora contínua dels processos, ja que permet detectar i analitzar empíricament els punts febles dels processos. A partir d’aquí, començaria un nou cicle en la vida dels processos que seguiria amb un redisseny, implementació dels canvis, i així successivament.